Samenstelling Raad van Toezicht
In 2017 zijn drie leden wegens het einde van hun benoemingstermijn afgetreden. Er zijn via een openbare werving twee nieuwe toezichthouders geworven; de heer Kuit en de heer Jaspers. Zij zijn beide in april zijn toegetreden tot de raad.
Werkwijze Raad van Toezicht
De voorzitter (vaak samen met de vicevoorzitter) Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur overleggen maandelijks met elkaar. De Raad van Toezicht vergaderde in 2017 vijf maal met de Raad van Bestuur. Op een enkele uitzondering na was de voltallige Raad van Toezicht aanwezig. Voorafgaand aan de plenaire vergaderingen heeft de Raad van Toezicht een kort onderling overleg zonder de Raad van Bestuur. Verder vergaderde de Raad van Toezicht (in het bijzijn van de Raad van Bestuur) twee keer met de Centrale Ondernemingsraad, één keer met de Medische Staf en één keer met de Cliëntenraad.
Jaarlijks brengt de Raad van Toezicht een bedrijfsbezoek waarin tweetallen uit de Raad van Toezicht een gesprek hebben met medewerkers uit de diverse bedrijfsonderdelen. In deze gesprekken gaat het erom van medewerkers zelf te vernemen hoe informatievoorziening en communicatie verlopen, hoe de werksfeer is en hoe medewerkers inspraak hebben. De medewerkers kunnen uiteraard ook zelf punten inbrengen. De leden van de Raad van Toezicht bespreken de resultaten eerst met elkaar en daarna met de Raad van Bestuur. Een samenvattend verslag van deze gesprekken wordt gepubliceerd op intranet.
Leden van de Raad van Toezicht zijn aanwezig bij beleidsbijeenkomsten zoals de heidag en de bijeenkomst met het management waarin de jaarplannen worden gepresenteerd. Daarnaast bezoeken leden van de Raad van Toezicht ook bijeenkomsten zoals het science café, symposia en de meer sociale bijeenkomsten zoals de kerstmarkt en de nieuwjaarsbijeenkomst.
De Raad van Toezicht heeft een visie op toezicht opgesteld en deze besproken met de Raad van Bestuur. In september heeft zij haar eigen functioneren geëvalueerd. De nieuwe samenstelling van de Raad van Toezicht vinden we veelbelovend. Alles wat voor goed toezicht van belang is, is op hoofdlijnen aanwezig en in orde. Er staan nog enkele verbeterpunten uit 2016 open, zoals het organiseren van een jaarlijkse strategische beleidsbijeenkomst.
De omvang van de Raad van Toezicht is in 2017 teruggebracht naar vijf leden.
Niet alle leden hebben in 2017 aan scholing gedaan. We constateren verder dat we de informatie van de Raad van Bestuur naar de Raad van Toezicht beter willen vormgeven en daarvoor een breed informatieprotocol opstellen. Ten aanzien van het samenspel met de Raad van Bestuur is het wenselijk de rol van sparringpartner beter te vervullen.
De Raad van Toezicht heeft in 2017 onder meer de volgende (voorgenomen) besluiten genomen:
- Vaststelling van de profielschets leden Raad van Toezicht.
- In verband met ontbinding van TAZDO zijn de daarbij behorende besluiten genomen.
- Verlenging van de zittingstermijn van de heer Zijm met twee maanden, benoeming van de heer Dijkema voor een tweede zittingstermijn en benoeming tot lid van de Raad van Toezicht van de heren Kuit en Jaspers. Met ingang van 29 juni 2017 benoeming van de heer Roesink tot vicevoorzitter van de Raad van Toezicht.
- Bekrachtiging van het besluit inzake de verzelfstandiging van RRD en daarmee verband houdende besluiten.
- Instemming met de voorgenomen besluiten om de heer V. Rikkerink per 1 juni 2017 te benoemen tot directeur RoessinghMedinello B.V. en de heer E. Boswinkel per 1 december 2017 tot directeur Roessingh Vastgoed B.V.
- Goedkeuring verleend aan het jaarplan en de begroting 2018 en vaststelling van het jaarverslag en jaarrekeningen van 2016; decharge verleend aan de Raad van Bestuur voor het gevoerde beleid.
- Goedkeuring verleend aan het bestuursbesluit tot verkoop en overdracht van alle door Roessingh gehouden (certificaten van) aandelen in het kapitaal van VIR naar Impulse Holding B.V.
- Vaststelling van het gewijzigde Treasurystatuut per 18 mei 2017.
- Er wordt een nieuwe controlerend accountant aangesteld voor een periode van drie jaar.
- Indeling in WNT-klasse V van de adviesregeling NVTZ. Hieruit volgt het bezoldigingsmaximum in het kader van de WNT voor de Raad van Bestuur van Roessingh. Tevens het besluit dat de concernregeling Roessingh van toepassing is op het revalidatiecentrum, Roessingh Revalidatie Techniek B.V., Roessingh Diensten Groep B.V. en eventueel andere aan te wijzen Bv’s met een 100%-aandeelhoudersverhouding.
- Overname van een stichting en verstrekken van een lening aan die stichting.
Commissies
De Raad van Toezicht heeft drie reguliere commissies.
Auditcommissie Kwaliteit en Veiligheid
De Raad van Toezicht kent een auditcommissie Kwaliteit en Veiligheid. Deze auditcommissie bestaat uit een tweetal leden van de Raad van Toezicht. Op basis van een reglement bediscussieert deze auditcommissie onderwerpen betreffende kwaliteit en veiligheid en rapporteert aan de voltallige Raad van Toezicht. Bij de vergaderingen van de auditcommissie Kwaliteit en Veiligheid zijn in elk geval de Raad van Bestuur en een vertegenwoordiger van het Bureau Beleid & Kwaliteit aanwezig. Deze auditcommissie heeft in het verslagjaar tweemaal vergaderd. Tijdens deze bijeenkomsten is de stand van zaken opgemaakt met betrekking tot diverse onderwerpen, zoals HKZ-certificering, kwaliteitsmanagementsysteem, risico’s in de patiëntenzorg en risico’s op klachten, incidenten en calamiteiten, digitale veiligheid, prestatie-indicatoren, elektronisch voorschrijven, R-EPD en het veiligheidsmanagementsysteem. Daarnaast is er een bijeenkomst georganiseerd waar een breed samengesteld gezelschap, bestaande uit in- en externe belanghebbenden, gezamenlijk hebben gesproken over de compliance in de zorg. Bij ieder overleg is de veiligheidscultuur in de organisatie nadrukkelijk onderwerp van gesprek.
Auditcommissie Financiën en Beheer
De auditcommissie Financiën en Beheer, bestaande uit een tweetal leden van de Raad van Toezicht, bespreekt op basis van een reglement de financiële gang van zaken en rapporteert aan de voltallige Raad van Toezicht. Daarnaast worden ook operationele zaken besproken. De externe accountant wordt uitgenodigd voor een deel van de vergaderingen van de auditcommissie Financiën en Beheer.
De auditcommissie Financiën & Beheer heeft in 2017 in totaal vier keer vergaderd. De bijeenkomsten van de auditcommissie vinden plaats in aanwezigheid van de Raad van Bestuur en de controller. Er werd onder andere aandacht besteed aan de begrotingen, jaarrekeningen, Management Letter, accountantsverslag, liquiditeitspositie, trimesterrapportages, financiële positie Roessingh Beheer en Roessingh, Centrum voor Revalidatie, evaluatie functioneren huidige accountant en werving nieuwe accountant, herijking van het treasury-statuut en evaluatie van het reglement van auditcommissie Financiën en Beheer. De financiële aandacht had zowel betrekking op de exploitatie van het revalidatiecentrum als op de commerciële Bv’s.
De auditcommissie Financiën & Beheer is nauw betrokken geweest bij het wervingstraject van een nieuwe controlerend accountant EY, die in 2018 start.
Selectie- en Remuneratiecommissie
De Remuneratie- en benoemingscommissie is in 2017 eenmaal bij elkaar geweest voor het voeren van het functioneringsgesprek met de bestuurder waarbij feedback is gevraagd bij diverse geledingen uit het concern.
Daarnaast is de Remuneratie- en benoemingscommissie in 2017 vier maal bijeen geweest in aanwezigheid van de Raad van Bestuur in verband met de wervingsprocedure van twee leden voor de Raad van Toezicht. Een extern bureau heeft de werving begeleid.
